Конкуренция производителей товаров и услуг помогает установить справедливые цены, способствует развитию как отдельных компаний, так и рынка в целом. Эффективным механизмом конкурентного соревнования является тендер. Выбор провайдера на основе оценки нескольких предложений по критерию «цена/качество» позволяет потребителю выбрать лучшее предложение и снизить расходы за счет действия конкурентных факторов.

Организатор тендера на предоставление услуг в сфере управления персоналом получает ряд преимуществ: возможность узнать о наиболее эффективных и современных технологиях управления и обучения; оценить потенциал основных операторов рынка; выбрать лучшего провайдера услуг; купить проект, разработанный с максимальным учетом особенностей своей компании (а не некое усредненное «типовое» предложение).

Широкое использование тендерного механизма при выборе провайдера услуг — признак развитости, цивилизованности рынка. В некоторых сферах деятельности (например, при проведении государственных закупок, передаче прав на использование природных ресурсов, при привлечении инвестиций и т. д.) правила и условия организации тендеров, обязанности участников достаточно жестко регламентируются законодательством. В остальных — строгое законодательное регулирование этого процесса пока не предусмотрено. В любом случае, цивилизованная конкуренция — это соревнование за право называться лучшим, сильнейшим, а не «бои без правил». Поэтому, даже при отсутствии нормативно-правовой базы, проведение тендеров регулируется неким «этическим кодексом». Принятие компаниями ответственности за соблюдение установленных самим профессиональным сообществом «неписанных» правил,— признак развитости рынка, «цивилизованности» установившихся на нем отношений.

К сожалению, в области предоставления услуг в сфере управления персоналом (консалтинговых, тренинговых, рекрутинговых и т. д.) тендерный механизм применяется пока не так часто. Тендер — неплохой рыночный инструмент, но чтобы максимально использовать его возможности, компании-организатору нужно разбираться в предложениях основных операторов рынка, знать их специализацию, списки клиентов, степень успешности выполненных ранее проектов и т. д. то есть, иметь маркетинговый анализ состояния рынка. Подобных квалифицированных обзоров рынка консалтинговых услуг у нас пока недостаточно. До недавнего времени отсутствовали методические разработки по организации тендеров, не хватало практического опыта их проведения. Цель данной статьи — показать преимущества и недостатки тендерного механизма, помочь практикам самостоятельно подготовить и грамотно провести тендер.

В законодательстве есть понятие «торги». В основе процедуры выбора будущего контрагента из числа нескольких кандидатов, претендующих на получение заказа, лежит юридическое понятие «заключение договора на торгах». Законом предусматривается две формы торгов: по способу определения победителя — аукционы и конкурсы; по способу проведения торгов — открытые и закрытые. Правовые рамки проведения торгов при осуществлении госзакупок детально проработаны в Законе Украины «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства». Согласно этому Закону, организатор тендера обязан заключить договор с победителем, а победитель не имеет права уклониться от заключения договора.

Понятие «тендер» в законе используется в качестве синонима понятия «конкурс». Приведем определения некоторых основных понятий.

Тендер — это конкурсная форма торгов, соревнование представленных претендентами коммерческих предложений с точки зрения их соответствия условиям конкурса, заранее установленным критериям. Порядок проведения тендера исключает для участников возможность ознакомиться с предложениями других участников и ходом процесса принятия решения организатором. В открытом тендере могут участвовать все желающие, в закрытом — только приглашенные организатором.

Победитель тендера — участник, официально признанный тендерной комиссией победителем; он получает право заключить договор на выполнение соответствующего объема работ (предоставление услуг).

Тендерная комиссия — коллегиальный орган, сформированный и утвержденный организатором тендера для подготовки и проведения всех тендерных процедур. Тендерная комиссия на закрытом заседании оценивает (по нескольким критериям) тендерные предложения участников.

В крупной компании при подготовке и проведении тендера с большим бюджетом, как правило, выделяется специальная рабочая группа, приглашаются независимые эксперты, разрабатывается пакет регламентирующих документов (см. Положение о проведении тендера на предоставление услуг в сфере управления персоналом). В средней или небольшой компании формальностей при организации тендера, конечно, меньше. Для успешного проведения всех процедур желательно определить сферы ответственности сотрудников, правила для участников и общий порядок работы. Единых стандартов для проведения тендеров на предоставление услуг в сфере управления персоналом пока не выработано. Тем не менее, примерную общую схему или порядок проведения тендера можно предложить.

Порядок проведения тендера

• В компании выделяется рабочая группа по подготовке и проведению тендера. Группа разрабатывает внутреннее Положение о тендере и Правила проведения тендера. Руководитель компании утверждает эти документы, а также назначает персональный состав тендерной комиссии.
  
  
• Тендерная комиссия готовит сообщение о проведении тендера (бриф), в котором излагаются требования к тендерным предложениям, критерии оценки предложений и принципы отбора победителей (см. Сообщение о проведении тендера [бриф]). Бриф рассылается потенциальным участникам тендера или публикуется в СМИ.
  
  
• Тендерная комиссия регистрирует участников; с момента включения в список участников тендера компания приобретает статус участника тендера. Иногда компании-участники заполняют тендерную заявку, в которой подтверждают свое участие в тендере, сообщают необходимую информацию о себе и берут на себя обязательства: по выполнению условий тендера, по неразглашению полученной от организаторов информации и заключению, в случае признания победителем, соответствующего договора.
  
  
• Тендерная комиссия в установленные сроки регистрирует представленные участниками тендерные предложения. Она же определяет очередность представления работ участниками при просмотре презентаций.
  
  
• Оценка тендерных предложений (по заранее определенным критериям) проводится тендерной комиссией в течение нескольких рабочих дней после завершения приема предложений (либо проведения всех презентаций). Информация о ходе рассмотрения и результатах оценки тендерных предложений является конфиденциальной. Участники тендера не присутствуют при оценке тендерных предложений и не знают о предложениях соперников.
  
  
• Победителем тендера по решению тендерной комиссии признается участник, предложения которого наилучшим образом отвечают всем требованиям, изложенным в брифе. Во внимание также могут приниматься дополнительные технические, квалификационные, организационные и иные преимущества представленных тендерных предложений. Победителем тендера, при отсутствии других претендентов, может быть признан единственный участник тендера, если представленные им предложения отвечают всем требованиям, изложенным в брифе.
  
  
• Тендер считается его организатором несостоявшимся, если ни одно из предложений участников тендера не будет признано тендерной комиссией удовлетворяющим всем требованиям, изложенным в брифе.
  
  
• Тендерная комиссия, на основании протокола проведения тендера, сообщает о принятом решении и извещает о результатах всех участников тендера. В оговоренный срок Организатор заключает с победителем тендера договор на предоставление услуг (проведение необходимого объема работ, выполнение проекта и т. д.).
  
  
• После объявления результатов тендера, для участников проводится дебрифинг. Участникам возвращаются их тендерные предложения (презентации). Все разработки, созданные в рамках подготовки к тендеру, остаются собственностью участников тендера. Если организаторов заинтересовали предложения, не ставшие победителями, необходимо провести переговоры по поводу приобретения прав на их использование.

При подготовке и проведении тендера организаторам приходится сталкиваться со сложными проблемами, многие из которых не имеют универсальных, «типовых» решений.

Оптимальное количество участников тендера определяется, исходя из конкретных задач, стоящих перед организаторами и общей ситуации на рынке запрашиваемых услуг в данном регионе. С одной стороны, неплохо увидеть всю картину (просмотреть предложения большинства операторов), с другой — просмотр огромного количества презентаций и безрезультатные переговоры могут потребовать слишком много времени и отвлечь значительное количество сотрудников.

Для достижения успеха очень важно правильно определить сроки проведения тендера: слишком сжатые превращают тендерное состязание в формальность, но и растянутые также себя не оправдывают — часть участников может переключиться на другие проекты, может смениться состав рабочей группы, готовившей предложение, и т. д. Оптимальный для подготовки тендерного предложения и/или презентации срок — 1–2 месяца.

Информацию о проведении тендера можно распространять в специализированных СМИ и интернет-ресурсах, размещать на собственном вебсайте компании, направлять непосредственно потенциальным участникам.

Выбор потенциальных участников очень важен для успеха проведения тендера. Чтобы найти достойных кандидатов, можно проанализировать рекламные предложения консалтинговых компаний, изучить специальные издания, ознакомиться с обзорами рынков консалтинговых услуг, посоветоваться с коллегами, воспользоваться конфиденциальными источниками информации. Очень хорошо, если компании — потенциальные участники тендера — состоят в авторитетных организациях (например, национальной профессиональной Ассоциации). Со своей стороны, и компании, которые приглашены к участию в тендере, принимая решение, ориентируется не только на предмет тендера и сумму предполагаемого контракта, но и на состав и количество участников. Многие компании дорожат своей репутацией и не принимают участия в тендерах вместе со своими прямыми конкурентами или с компаниями, пользующимися плохой репутацией. Некорректно также приглашать одного из участников «в последний момент» — значительно позже, чем остальных.

Проблему защиты конфиденциальной информации и коммерческой тайны можно решить, предложив участникам подписать договор о неразглашении информации.

Расходы, связанные с подготовкой и подачей тендерного предложения, все участники тендера несут самостоятельно.

Тендерные предложения представляются участниками в различной форме: в виде описания (с сопроводительными пояснениями), в виде доклада группы разработчиков или в виде компьютерной презентации.

Обязательное условие проведения тендера — все участники заблаговременно должны быть ознакомлены с критериями оценки предложений, принципами отбора победителей и финансовыми условиями тендера. Всем участникам должен быть отправлен одинаковый бриф. Чем более четкие критерии оценки предлагаются, тем больше доверия будет к организаторам тендера.

Серьезная консалтинговая компания при принятии решения об участии в тендере в первую очередь оценивает объем работ и уровень ответственности в случае получения заказа, и лишь затем его финансово-договорные аспекты. В «цену» тендерного предложения такой компании, кроме выполнения конкретного проекта, входит дополнительный спектр консультационных, обучающих и прочих услуг. Приглашение авторитетной компании позволяет организаторам свести к минимуму риски, главные из которых — некомпетентность и безответственность. Поэтому при принятии решения о выборе лучшего провайдера все чаще отдельными критериями оценки выступают накопленный опыт и репутация компании.

Со стороны организаторов тендера не совсем оправдано ожидать, что участники представят готовые решения, законченные проекты. Серьезные проекты предполагают проведение большой подготовительной работы. Прежде чем предложить решение проблемы или проект проведения организационных изменений, профессионалы тщательно изучают компанию клиента, выявляют проблемные зоны, собирают и анализируют огромное количество информации. Гораздо лучше предложить участникам представить общую стратегию работы, концепцию консалтингового проекта или «предварительный» проект.

Сроки рассмотрения тендерных предложений и принятия решения не должны быть слишком растянуты. Для небольшого проекта достаточно 1–2 дней, рассмотрение масштабного проекта может потребовать 1–2 недели.

Объявление победителя — важная часть проведения тендера, все участники должны узнать о принятом решении в один и тот же день. «Забывчивость» в этом вопросе может быть расценена как некорректное поведение — превращение тендера в масштабную бесплатную консультацию, это может повредить репутации компании, проводившей тендер. Письма ко всем участникам с информацией о результатах и словами благодарности за участие — обязательный минимум вежливости со стороны организаторов. Кроме того, можно подать пресс-релиз о результатах проведенного тендера в специализированные издания, разместить информацию об итогах на сайте компании.

Наиболее типичными ошибками при проведении тендеров являются: неправильно сформулированное задание для участников, отсутствие четких критериев оценки предложений, слишком сжатые сроки для подготовки предложений.

Иногда организаторы тендера включаются в игру «аукцион наоборот», когда победителем тендера признается участник, предложивший свои услуги за минимальную цену. Если главным критерием отбора победителя выступает размер скидки или низкая стоимость услуг, то тендер должен сводиться к предоставлению участниками прайс-листов. Но ведь консалтинговые компании привлекаются для того, чтобы улучшить работу организации, в конечном итоге — увеличить ее прибыльность, поэтому принцип «локальной экономии средств» здесь себя не оправдывает. Для реализации эффективного проекта, достижения необходимых экономических результатов нужно найти «лучшего», «сильнейшего», а не «самого дешевого» провайдера.

Нередки случаи организации фиктивных тендеров (имитации состязания участников), победитель в которых известен заранее, а сам факт их проведения связан с необходимостью отчитаться перед учредителями или инвесторами. Иногда имеет место предварительная «договоренность» между одним из участников и членами тендерной комиссии. Используется уловка с «фиктивным демпингом», когда реальная цена услуги изменяется непосредственно при заключении контракта и т. д. Защитить морально неустойчивых членов тендерной комиссии от соблазнительных предложений можно. Для этого расширяется список лиц, принимающих окончательное решение о победителе тендера; экспертам и членам тендерной комиссии предлагается подписать добровольную декларацию. При проведении масштабных тендеров с большими бюджетами настоятельно рекомендуется включать в состав тендерной комиссии топ-менеджеров компании.

Европейской Ассоциацией Рекламных Агентств (ЕАРА) разработан специальный Этический Кодекс для организаторов и участников тендеров, им сегодня руководствуются во всем мире, причем не только рекламисты. Кодекс включает в себя несколько общих положений и правила, которые должны помочь организаторам и участникам получить нужные результаты и повысить вероятность выбора хорошего партнера для длительного сотрудничества. В период проведения тендера его организатор и все участники должны сотрудничать в соответствии с законами о защите авторских прав, добиваясь согласия в отношении финансовых условий и конфиденциальности предоставляемой друг другу информации. Предложенные ЕАРА этические правила будут полезны всем:

• Подготовьте необходимую для поиска агентства информацию.
• Приглашайте на тендер не более трех агентств (четырех, если приглашается агентство, с которым компания работала раньше).
• Оцените, какие результаты необходимы для принятия решения о выборе победителя.
• Продумайте, какое время необходимо агентствам для того, чтобы ответить на ваш бриф.
• Продемонстрируйте справедливые отношения и готовность сделать финансовые вложения.
• Предоставьте агентствам исходные данные по рынку, включая пояснения и уточнения.
• Установите объективный порядок оценки.
• Настаивайте на обсуждении деловой стороны сотрудничества перед объявлением победителя.
• Принимайте решения справедливо и информируйте о них быстро.
• Уважайте принципы авторского права: можно оставить себе только оплаченные материалы.
• Приготовьтесь к длительному сотрудничеству с новым агентством, будьте вежливы с проигравшими.

Рынок кадровых услуг развивается, расширяется спектр предложений консалтинговых компаний. Владельцы и топ-менеджеры компаний осознают необходимость инвестиций в человеческие ресурсы и в последнее время все чаще выступают инициаторами проведения тендеров. Менеджеров интересует внедрение современных технологий управления, повышение прозрачности бизнес-процессов, возможность контроля расходов.

Проведение тендеров на предоставление услуг в сфере управления персоналом выгодно всем — и организаторам и участникам. Благодаря конкуренции будут совершенствоваться предлагаемые продукты и услуги, сформируются адекватные ценовые предложения для услуг разного уровня сложности и качества. Профессиональные сообщества консультантов и специалистов по управлению персоналом выработают стандарты профессиональной деятельности, собственные правила и этические нормы. Имея возможность сравнивать предложения лучших консалтинговых компаний, менеджеры по персоналу будут лучше определять критерии отбора провайдеров. Организаторы научатся проводить «правильные» тендеры — в оптимальные сроки, с соблюдением всех процедур, четче формулируя цели компании и задачи участников. Широкое распространение практики проведения тендеров позволит сократить количество таких негативных проявлений нецивилизованного рынка, как «договоренности» и «откаты» при заключении договоров.

Для авторитетных консалтинговых компаний участие в тендере — это способ подтвердить свой уровень, возможность «поддерживать форму». Для новичков рынка — возможность показать компанию с лучшей стороны, завязать отношения с потенциальными клиентами, а также серьезная школа для сотрудников, где они оттачивают презентационные навыки, учатся отстаивать свою точку зрения, уважать конкурентов.

В целом, применение эффективных рыночных механизмов, к которым, безусловно, можно отнести тщательно подготовленный и грамотно проведенный тендер, ускорит движение рынка кадровых услуг в сторону большей цивилизованности, и, что очень важно, позволит повысить общий профессиональный уровень всех его участников.

Сообщение о проведении тендера (бриф) Бриф (англ. brief) — техническое задание для подготовки тендерного предложения, рассылаемое одновременно всем участникам тендера. Наличие полного, структурированного брифа значительно упрощает процесс выбора победителя тендера: организаторам нужно оценить, выполнены поставленные задачи или нет. Для тендера на предоставление услуг (консалтинговых, тренинговых, рекрутинговых и т. д.) в сфере управления персоналом примерная структура брифа может быть следующей: Общие сведения о компании — организаторе тендера Полное название Сфера деятельности, информация о продуктах и услугах, структура (в том числе — наличие филиалов), численность сотрудников Лица, ответственные за проведение тендера (ФИО, должность) Координаты: почтовый адрес, телефоны, е-mil, адрес сайта Требования к тендерному предложению Предмет тендера Цели и задачи тендерного проекта Тендерное предложение должно включать: (Например: прогноз потенциальных потребностей… рекомендации по реорганизации… оценку… экспертизу… разработку модели/системы… подготовку материалов… анализ… разработку методики… расчет эффективности… обоснование выбора методов… проведение исследования… и т. д.) Ожидаемые результаты реализации проекта Предусмотренная отчетность Дополнительные исследования Методы оценки эффективности полученных результатов Архивирование и сохранение полученной в ходе реализации проекта информации (вид носителей) Требования к соблюдению конфиденциальности информации, полученной в ходе подготовки тендерных предложений и реализации проекта Предполагаемые сроки (этапы) реализации проекта Предполагаемый бюджет; ограничения по бюджету; необходимость представления детальной сметы Другие особенности Требования к участникам тендера Критерии, по которым оцениваются тендерные предложения Порядок проведения тендера Правила проведения тендера Сроки представления тендерных предложений Форма подачи тендерного предложения (план, проект, доклад, презентация и т. д.) Предполагаемые участники тендера Сроки объявления решения тендерной комиссии Дополнения и примечания Дата рассылки сообщения (брифа) Реквизиты компании и подписи сотрудников, ответственных за проведение тендера

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Компании N ________________________ «_____»____________ 2006 г. ПОЛОЖЕНИЕ о проведении тендера на предоставление услуг в сфере управления персоналом 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение регулирует отношения, возникающие в ходе проведения тендера между Компанией N (далее — Организатор) и Участниками тендера; определяет общий порядок организации и процедуру проведения тендера на право предоставления консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг Организатору; основные условия участия в тендере заинтересованных компаний; порядок рассмотрения тендерных предложений, порядок принятия решений, а также порядок утверждения и оформления результатов тендера. 1.2. Цели проведения тендера: — привлечение лучших специалистов и компаний, способных оказать Организатору консалтинговые (тренинговые, рекрутинговые и т. д.) услуги на высоком профессиональном уровне; — выбор наилучшего предложения по предоставлению консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг. 1.3. Предметом тендера является право предоставления консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг Организатору. Объем услуг определяется договором. 1.4. Требования к тендерному предложению формулируются тендерной комиссией и доводятся до участников в сообщении об объявлении тендера. 2. Условия участия в тендере 2.1. Участником тендера (далее — Участник) может стать организация, имеющая успешный опыт реализации проектов в сфере предоставления консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг, положительную репутацию, необходимые финансовые средства и материальные возможности; располагающая трудовыми ресурсами (с соответствующими профессиональными знаниями и квалификацией) для выполнения условий договора. Участие в тендере могут принимать как отечественные, так и зарубежные компании разных форм собственности. 2.2. Участники самостоятельно несут все расходы, связанные с участием в тендере. 2.3. Все материалы, представленные Участниками для рассмотрения в рамках проведения тендера являются их собственностью. Использование Организатором материалов, переданных для участия в тендере, без согласия Участника не допускается. 2.4. Не допускаются недобросовестные действия Участников: — прямое или косвенное предложение, передача либо согласие передать любому должностному лицу Организатора (в том числе члену тендерной комиссии) или привлеченному эксперту вознаграждения в любой форме (предложение о найме на работу, оказание услуги, деньги, ценные бумаги и т. д.) в целях оказания воздействия на проведение процедур тендера и принятие решений тендерной комиссией; — представление Участником недостоверных сведений. В случае установления недобросовестных действий Участника тендерная комиссия вправе как отклонить от рассмотрения его тендерное предложение и отстранить его от участия в тендере, так и расторгнуть уже заключенный с победителем тендера договор. 3. Тендерная комиссия и независимые эксперты 3.1. Для подготовки и проведения тендера, принятия решений о победителях формируется тендерная комиссия (далее — Комиссия) в количестве не менее пяти человек. Персональный состав Комиссии, во главе с ее председателем, утверждается приказом руководителя Компании N. В состав Комиссии входят: председатель Комиссии, секретарь Комиссии, члены Комиссии. Председатель руководит деятельностью Комиссии, утверждает регламент ее работы, определяет даты и повестку дня заседаний, ведет заседания Комиссии, организует работу Комиссии в соответствии с настоящим Положением, объявляет победителей торгов и совместно с ними подписывает Протокол проведения тендера. (Типовая форма Протокола результатов проведения тендера приводится в Приложении 1 к Положению о тендере.) 3.2. Заседание Комиссии является правомочным при участии в нем не менее двух третей от общего числа ее членов. Комиссия самостоятельно разрабатывает и утверждает регламент своей работы. Решения Комиссии принимаются простым большинством голосов. Каждый член Комиссии голосует один раз. При равенстве голосов голос председателя является решающим. 3.3. Члены Комиссии обязаны отвечать на любой запрос Участников касательно разъяснения порядка и процедур проведения тендера, подготовки тендерных предложений. Если ответ на запрос представляет интерес для других Участников, он доводится до сведения всех Участников. В случае необходимости Комиссия в установленном ею порядке организует доступ Участников к дополнительной информации. 3.4. Комиссия на своем первом заседании детализирует требования настоящего Положения, устанавливает состав и последовательность основных тендерных мероприятий, сроки их проведения и ответственных исполнителей. 3.5. Комиссия определяет критерии оценки тендерных предложений, рассматривает представленные тендерные предложения участников и осуществляет выбор победителя тендера. 3.6. Комиссия вправе привлекать к оценке тендерных предложений независимых экспертов и использовать их заключения при определении победителей тендера. Эксперты подписывают Добровольную декларацию (См. Приложение 2 к Положению о тендере). При привлечении Экспертов к оценке тендерных предложений Комиссия обязана обеспечить анонимность материалов, передаваемых Экспертам для подготовки заключений. Анонимность обеспечивается путем передачи на экспертизу копий тендерных предложений, в которых информация о наименовании компании — Участника тендера и ее реквизитах, заменена номером Участника тендера. Прямые переговоры Экспертов с Участниками не допускаются. В случае необходимости получения дополнительной информации, уточнения терминов или разъяснений Эксперт передает вопросы Комиссии. 3.7. После проведения экспертизы тендерных предложений, Эксперты представляют заключения (отчеты), которые передают под расписку председателю Комиссии (вся информация, представленная Экспертами, является конфиденциальной). Все члены Комиссии знакомятся с отчетами. Эксперты дают комментарии по рассмотренным материалам, а также отвечают на вопросы членов Комиссии. Все полученные для работы материалы Эксперты обязаны возвратить Комиссии в установленные сроки. 4. Условия участия в конкурсном отборе 4.1. Для участия в конкурсном отборе компания, претендующая на включение в список участников тендера (далее — Претендент), подает в Комиссию заявку на участие в тендере. К заявке прилагаются следующие документы: — общая информация о компании; — информация о выполненных компанией проектах с указанием предприятий, которым оказывались услуги в сфере управления персоналом; — свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц; — копии лицензий на право осуществления соответствующих видов деятельности; — тендерное предложение, касающееся технических характеристик затребованных услуг (далее — Техническое предложение); — тендерное предложение, касающееся стоимости затребованных услуг (далее — Финансовое предложение); — описание механизма ответственности Претендента за качество методов и подходов, используемых при предоставлении затребованных услуг; — описание методики расчета эффективности предложенных услуг; — информация о штатных сотрудниках Претендента, которые непосредственно будут привлечены для предоставления услуг; — образец отчета о предоставленных услугах; — опись представленных документов. Претендент имеет право приложить дополнительные материалы о своей компании. 4.2. Все перечисленные документы подаются в Комиссию в одном экземпляре в запечатанном конверте в срок, указанный в сообщении о проведении тендера. 4.3. Претендент несет ответственность за достоверность представленной информации. 4.4. К участию в конкурсном отборе допускаются компании, отвечающие установленным настоящим Положением требованиям. 4.5. Претендент не допускается к участию в конкурсном отборе, если им представлены не все документы, указанные в подпункте 4.1 настоящего Положения, или документы представлены позже срока, указанного в сообщении о проведении тендера. 4.6. С момента принятия Комиссией решения о включении Претендента в список Участников тендера, консалтинговая компания получает статус Участника тендера (далее — Участник). 4.7. Комиссия может отказать Претенденту во включении его в список Участников тендера в случае: — несоответствия Претендента требованиям настоящего Положения; — недостоверности представленной Претендентом информации; — наличия фактов нарушения Претендентом принятых этических норм профессиональной деятельности и рекламаций. 5. Порядок проведения тендера 5.1. Организатор извещает о проведении тендера в Сообщении. Сообщение о проведении тендера может быть опубликовано в специализированных изданиях и интернет-ресурсах, на сайте Организатора, либо разослано непосредственно потенциальным Участникам тендера. 5.2. Извещение о тендере публикуется не менее чем за 60 дней до его проведения и включает: — координаты Комиссии; — дату и место проведения тендера; — цели и задачи проведения тендера; — требования, предъявляемые к Претендентам для участия в тендере; — сроки приема заявок, перечень документов, представляемых Претендентами для участия в конкурсе и требования к их оформлению; — критерии оценки и отбора предложений Участников; — способ уведомления Участников об итогах тендера, а также иную необходимую информацию. 5.3. В течение 45 дней со дня опубликования Сообщения о проведении тендера Комиссия принимает заявки на участие в тендере и тендерные предложения от заинтересованных компаний. Все предложения, полученные Организатором по истечении указанного срока, Комиссией не рассматриваются. 5.4. Пакеты документов направляются в Комиссию заказным письмом или сдаются под расписку секретарю Комиссии, который регистрирует их в реестре и хранит в сейфе. В день окончания приема заявок и тендерных предложений председатель Комиссии закрывает реестр. 5.5. При приеме предложений Претендентов члены Комиссии: — проверяют наличие необходимых документов и правильность их оформления; — проверяют соответствие Претендента требованиям настоящего Положения; — устанавливают соответствие предложений Претендентов требованиям тендера; — проверяют достоверность представленной Претендентом информации. 5.6. Если получено менее двух заявок на участие в тендере, Комиссия объявляет его несостоявшимся и извещает о проведении нового тендера. 5.7. В течение 15 дней со дня прекращения приема заявок и тендерных предложений, Комиссия проводит оценку тендерных предложений по методике, утвержденной настоящим Положением. 5.8. В случае необходимости Комиссия привлекает независимых Экспертов для оценки тендерных предложений. Порядок работы Экспертов определен настоящим Положением. Количество и персональный состав приглашенных Экспертов определяется Комиссией, исходя из предмета тендера, квалификации и опыта работы Экспертов. 6. Оценка тендерных предложений 6.1. Комиссия проводит оценку технических и финансовых предложений Участников в два этапа. (Методика оценки тендерных предложений приводится в Приложение 3 к Положению о тендере.) На первом этапе проводится оценка технического предложения. По результатам первого этапа отбираются предложения (не более трех), получившие наибольшее количество баллов. Эти предложения допускаются ко второму этапу. На втором этапе проводится оценка финансовых предложений Участников. 6.2. Информация о рассмотрении и оценке предложений Участников является конфиденциальной и не сообщается лицам, не имеющим отношения к проведению тендера. Участники тендера не присутствуют при рассмотрении и оценке предложений. 7. Подведение итогов 7.1. Комиссия (в составе не менее двух третей своих членов) принимает решение о выборе Победителя тендера (далее — Победитель). Решение Комиссии по определению Победителя оформляется Протоколом, который подписывается всеми членами Комиссии и Победителем и является основанием для заключения договора на предоставление консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг Организатору. При возникновении разногласий, любой из членов Комиссии имеет право в письменной форме изложить свое особое мнение и приложить его к протоколу. 7.2. Победителем конкурса признается Участник, чьи технические и финансовые предложения по заключению Комиссии (с учетом мнения экспертов) в наибольшей степени соответствуют требованиям, определенным настоящим Положением, получили высшую оценку и набрали наибольшее количество баллов. 7.3. При равенстве предложений или в случае, когда расхождение суммарных оценок не превышает 5%, Комиссия может (по своему решению): — назначить дополнительный (закрытый) этап тендера, предложив Участникам детализировать и уточнить свои предложения, разработать (или доработать) недостающую проектную документацию, запросить дополнительные документы и т. п.; — объявить между Участниками закрытый тендер; — признать победителем Участника, чья заявка была подана раньше. 7.4. Комиссия приглашает всех Участников принять участие в процедуре объявления Победителя тендера. 7.5. Для подготовки договора на предоставление консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг Комиссия ведет переговоры с Победителем, в ходе которого уточняются технические характеристики проекта, предполагаемый план работ, стоимость услуг и порядок оплаты. 7.6. Победитель и Организатор в трехдневный срок после проведения тендера подписывают протокол о его результатах, который является основанием для заключения договора на предоставление консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг. 7.7. Победитель должен обеспечить выполнение всех тендерных условий. 7.8. После объявления Победителя Комиссия возвращает Участникам все материалы, представленные для рассмотрения в рамках проведения тендера.

Приложение 1 к Положению о тендере Протокол результатов проведения тендера на предоставление консалтинговых услуг г. _____________ «___» ___________ 200__ г. Компания N, именуемая в дальнейшем «Организатор», в лице ________________________, одновременно являющегося Председателем тендерной комиссии, с одной стороны, и консалтинговая компания M, в лице ________________________, именуемая в дальнейшем «Победитель тендера», с другой стороны, подписали настоящий протокол о том, что: 1. Победитель тендера, проходившего в г. ____________ «___» ______ 200___ г., выиграл право на предоставление консалтинговых услуг __________________________________ для Организатора. 2. Победитель тендера может приступить к предоставлению консалтинговых услуг __________________________________ после подписания с Организатором контракта на выполнение оговоренного объема работ. 3. В случае, если Победитель тендера по неуважительным причинам откажется от подписания предложенного Организатором контракта, Протокол тендера считается нарушенным и Организатор вправе провести повторный тендер или передать контракт другому Участнику тендера. 4. Настоящий Протокол составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из договаривающихся Сторон (Организатор и Победитель тендера). Юридические адреса и банковские реквизиты: Организатора М.П. Ф.И.О. Победителя тендера М.П. Ф.И.О.

Приложение 2 к Положению о тендере Добровольная декларация Я, ___________________________________, настоящим подтверждаю, что в период работы в тендерной комиссии по проведению тендера компанией N в качестве члена комиссии (или приглашенного эксперта) для меня лично и/или для представляемой мною организации (предприятия, учреждения) не имелось, и не будет иметься на протяжении предполагаемого срока предоставления данных консалтинговых услуг: — трудовых отношений с компаниями-участниками тендера; — фактов получения вознаграждения (либо оговоренного на будущее вознаграждения) от какой-либо компании-участника тендера, либо достигнутых соглашений или проведения переговоров по этому поводу. Также подтверждаю, что: — кредитором какой-либо компании-участника тендера ни я, ни представляемая мною организация не являются; — с работниками какой-либо компании-участника тендера (руководством этих компаний) в близких родственных отношениях лично я не состою и не являюсь кредитором этих граждан и их родственников; — ни одна из компаний-участников тендера не является поставщиками товаров (услуг) для меня лично или представляемой мною организации; — ни одна из компаний-участников тендера не распоряжается имуществом, которое полностью или частично является собственностью представляемой мною организации (предприятия, учреждения), и не может извлекать выгоду из пользования или распоряжения этим имуществом. В случае недостоверности сообщенных мною в настоящей Добровольной декларации сведений, а также, если в результате имеющегося конфликта интересов, компания N понесет ущерб, прямо или косвенно связанный с принятием решения о победителе тендера, я несу перед потерпевшей стороной ответственность в соответствии с действующим законодательством. Дата Подпись Примечание: Член тендерной комиссии или эксперт, у которых имеются конфликты интересов при участии в решении вопроса о признании участника тендера победителем, должен написать соответствующее заявление в тендерную комиссию и отказаться от выполнения обязанностей (с указанием мотивов). В противном случае он заведомо нарушает принятые на себя обязательства.

Приложение 3 к Положению о тендере Методика оценки тендерных предложений Участников* Оценку тендерных предложений Участников проводят члены Комиссии и приглашенные Эксперты. Вначале они выбирают один из способов выставления оценок: — групповая экспертная оценка (все члены Комиссии совместно с Экспертами коллегиально оценивают каждое тендерное предложение по предложенной методике); — индивидуальная экспертная оценка (каждый член Комиссии и Эксперт оценивают каждое тендерное предложение по предложенной методике, затем все оценки суммируются и выводится среднее значение). Оценка тендерных предложений Участников проходит в два этапа. На первом этапе по трем показателям оцениваются Технические предложения Участников. Общая шкала оценки составляет 100 баллов. Первый показатель (П1): методическое обоснование технического предложения. Здесь учитываются следующие критерии: — соответствие содержания технического предложения тендерным требованиям; — теоретическая обоснованность технического предложения (сравнение с аналогичными или альтернативными методами, подходами и решениями); — экономическая целесообразность технического предложения (сравнение с аналогичными или альтернативными методами, подходами и решениями); — практические результаты, которые получит Организатор в результате покупки предложенной консалтинговой (тренинговой, рекрутинговой и др.) услуги; — методики измерения практических результатов; — методики расчета эффективности предложенной консалтинговой (тренинговой, рекрутинговой и др.) услуги; — сроки реализации проекта. Максимальная оценка по этому показателю — 65 баллов. Второй показатель (П2): опыт Участника в проведении аналогичных проектов (рассмотрение примеров завершенных проектов). Максимальная оценка по этому показателю — 25 баллов. Третий показатель (П3): уровень квалификации специалистов, принимающих участие в подготовке тендерного предложения и реализации проекта, подтвержденный соответствующими документами — дипломами, сертификатами, квалификационными аттестатами и т. д. Максимальная оценка по этому показателю — 10 баллов. Общая оценка технического предложения (ОТ) Участника рассчитывается по формуле: ОТ = П1 + П2 + П3. По результатам первого этапа отбираются предложения (не более трех), получившие наибольшее количество баллов. Эти предложения допускаются ко второму этапу. На втором этапе проводится оценка Финансовых предложений Участников. Для этого рассчитывается среднее арифметическое всех Финансовых предложений Участников, допущенных ко второму этапу конкурса — средняя цена. Оценка Финансового предложения (ОФ) каждого Участника рассчитывается по формуле: где ABS — обозначает абсолютное значение. Таким образом, чем больше отклонение Финансового предложения Участника от среднего значения, тем меньше баллов он получает. Для получения итоговой оценки по каждому тендерному предложению результаты оценок по двум этапам суммируются. При этом оценки, полученные на каждом из этапов, получают разный вес (умножаются на соответствующие коэффициенты): — оценка Технического предложения умножается на коэффициент 0,7; — оценка Финансового предложения умножается на коэффициент 0,3. Итоговая оценка (ОИ) по каждому предложению рассчитывается по формуле: ОИ = ОТ х 0,7 + ОФ х 0,3. Победитель тендера определяется по результату сравнения итоговых оценок. _____________ * В основу методики оценки положены разработки специалистов Ассоциации Консультантов по Экономике и Управлению (АКЭУ).

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»