Отечественное трудовое законодательство, сориентированное на работодателей — юридических лиц, распространяется так же и на предпринимателей, поскольку согласно статье 21 КЗоТ Украины предприниматели имеют право заключать трудовые договоры с наемными работниками. Это значит, что предприниматель обязан вести кадровую документацию, которая регламентирует порядок использования работодателем наемного труда. Физические лица — субъекты предпринимательской деятельности из материала статьи пополнят свои знания и получат руководство к действию относительно, возможно, незнакомой им пока что сферы обязанностей.

Основными нормативно-правовыми актами в сфере предпринимательской деятельности являются Гражданский кодекс Украины (далее — ГКУ), Хозяйственный кодекс Украины (далее — ХКУ), Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15 мая 2003 года № 755-IV.

В соответствии со статьей 42 ХКУ предпринимательство — это самостоятельная, инициативная, систематическая, на собственный риск хозяйственная деятельность, осуществляемая субъектами ведения (предпринимателями) хозяйства с целью достижения экономических и социальных результатов и получения прибыли.

Статьей 7 КЗоТ Украины обусловлено, что особенности регуляции труда работников, работающих у физических лиц — работодателей по трудовым договорам, устанавливаются законодательством.

В соответствии со статьей 51 ГКУ к предпринимательской деятельности физических лиц применяются нормативно-правовые акты, регулирующие предпринимательскую деятельность юридических лиц, если иное не установлено законом или не следует из сути отношений.

В нашей статье речь пойдет о таких субъектах малого предпринимательства, как физические лица — субъекты предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физические лица, использующие наемный труд, связанный с оказанием услуг (повара, няни, водители и т. д.) (далее — предприниматели). В соответствии с пунктом 1 Указа Президента Украины «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности субъектов малого предпринимательства» от 3 июля 1998 года № 727/98 к частным предпринимателям принадлежат физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без создания юридического лица и в трудовых отношениях с которыми, вместе с членами их семей, в течение года находится не более 10 лиц и объем выторга которых от сбыта продукции (товаров, работ, услуг) за год не превышает 500 тыс. грн. В соответствии с этими условиями такие предприниматели являются плательщиками единого налога и находятся на упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности.

В целом отечественное трудовое законодательство сориентировано на работодателей — юридических лиц, однако, несмотря на это, оно распространяется и на предпринимателей, поскольку согласно статье 21 КЗоТ предприниматели имеют право заключать трудовые договоры с наемными работниками. Это означает, что предприниматель обязан вести кадровую документацию.

Под кадровой документацией подразумеваются документы, регламентирующие порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты приема на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и т. д.

Учитывая упрощенную систему ведения учета и отчетности, ведение кадровой документации предпринимателем тоже будет упрощено, в отличие от юридических лиц. Однако ведение предпринимателем отдельных кадровых документов является если не обязательным, то очень целесообразным. Это связано с требованиями соблюдения работодателями норм трудового законодательства в отношениях с наемными работниками. Ведь в соответствии со статьей 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях (далее — КУАП) за нарушение требований законодательства о труде на граждан — субъектов предпринимательской деятельности налагается штраф в размере от 30 до 100 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан (510–1700 грн.).

Предприниматель обязан:

• разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка;
• заключать трудовые договоры с наемными работниками;
• вести табели учета использования рабочего времени;
• вести трудовые книжки наемных работников;
• осуществлять вычисление сроков хранения документации и ее уничтожения.

Правила внутреннего трудового распорядка

Согласно статье 21 КЗоТ наемное лицо — работник обязывается выполнять работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Поэтому работодатель-предприниматель должен предварительно разработать правила внутреннего трудового распорядка. Тем более что наличие этих правил является выгодным и для самого предпринимателя, что дает ему возможность контролировать соблюдение трудовой дисциплины работниками, ведь за нарушение правил внутреннего трудового распорядка работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения за систематическое неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка (п. 3 ст. 40 КЗоТ).

Правила внутреннего трудового распорядка предпринимателю стоит разрабатывать на основе Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС от 20 июля 1984 года № 213. И хотя данный нормативный документ принят и действовал еще в советское время, вместо него до настоящего времени новые правила не утверждены. Зато в соответствии с Постановлением Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины некоторых актов законодательства Союза ССР» от 12 сентября 1991 года № 1545-XII на территории Украины до принятия соответствующих законодательных актов применяют акты законодательства Союза ССР по вопросам, не урегулированным законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины.

В целом правила составляются в произвольной форме и должны содержать следующую информацию:

• порядок приема на работу работников и увольнения их с работы;
• права и обязанности работодателя;
• права и обязанности работников;
• режим работы;
• порядок поощрения за работу;
• порядок наложения взыскания за нарушение трудовой дисциплины и т. д.

Правила внутреннего трудового распорядка целесообразно заверить подписью и печатью предпринимателя.

Прием предпринимателем наемного лица на работу

Трудовой договор

Согласно пункту 6 части первой статьи 24 КЗоТ, принимая на работу наемного работника, предприниматель обязан заключить с ним письменный трудовой договор, а в течение недели со времени фактического допуска работника к работе — зарегистрировать данный договор в центре занятости по месту своего проживания. Приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 8 июня 2001 года № 260 (далее — Приказ № 260) утверждена форма трудового договора, которую следует использовать при оформлении предпринимателем наемного лица на работу (приложение 1).

Приложение 1 ТРУДОВИЙ ДОГОВІР між працівником і фізичною особою Скачать

В соответствии с письмом Министерства труда и социальной политики Украины от 9 октября 2001 года № 06/2-4/133 стороны имеют право самостоятельно решать вопросы относительно непосредственного содержания договора, следовательно, могут вносить в трудовой договор необходимые изменения и дополнения, которые не должны ухудшать условия работы работников по сравнению с действующим законодательством. Тем более что в соответствии со статьей 21 КЗоТ в трудовой договор можно включать условия, удовлетворяющие и работодателя, и работника.

Более того, если стороны трудового договора договорятся изменить условия уже существующих договоров или же взять за образец договор, утвержденный Приказом № 260, они могут внести соответствующие изменения в уже заключенные трудовые договоры, которыми предусмотреть изменение некоторых положений, или изложить договор в новой редакции (письмо Госкомпредпринимательства от 25 апреля 2002 года № 1-311/2337).

Порядок регистрации трудового договора в центре занятости тоже утвержден Приказом № 260. В соответствии с его нормами указанный договор составляют в трех экземплярах: 1-й — для наемного лица, 2-й — для частного предпринимателя — работодателя, 3-й — для центра занятости.

Согласно пункту 3 Приказа № 260 для регистрации трудового договора в центре занятости стороны должны представить следующие документы:

• физическое лицо, субъект предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма работников:
• паспорт;
• свидетельство о регистрации предпринимательской деятельности;
• справку соответствующей государственной налоговой администрации об идентификационном коде;
• физическое лицо, использующее наемный труд, связанный с оказанием услуг:
• паспорт;
• справку соответствующей государственной налоговой администрации об идентификационном коде;
• работник, который устраивается на работу к физическому лицу:
• паспорт;
• трудовую книжку;
• справку соответствующей государственной налоговой администрации об идентификационном коде;
• лицо, которое впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки:
• паспорт;
• справку соответствующей государственной налоговой администрации об идентификационном коде.

Со вступлением в силу постановления Кабинета Министров Украины «Некоторые вопросы применения законодательства о труде физическим лицом, использующим наемный труд» от 29 октября 2009 года № 1168 (далее — Постановление № 1168) с 13 ноября 2009 года регистрацию трудового договора в центре занятости можно осуществлять в присутствии только предпринимателя, но при условии, что подпись наемного работника на договоре заверена нотариально (п. 2 Постановления № 1168). Раньше, до вступления в силу Постановления № 1168, регистрация трудового договора в центре занятости происходила исключительно при условии присутствия обеих сторон — как предпринимателя, так и наемного работника.

Работник центра занятости регистрирует трудовой договор и делает об этом соответствующую отметку на всех трех экземплярах договора, два из которых с отметкой о регистрации возвращает предпринимателю.

На основании абзаца второго пункта 3 Постановления № 1168, зарегистрировав договор в центре занятости, предприниматель в течение трех рабочих дней со дня поступления договора обязан вручить работнику под расписку один экземпляр зарегистрированного трудового договора, а также возвратить трудовую книжку с записью о приеме на работу.

Ведение трудовых книжек наемных работников

Порядок ведения трудовых книжек в Украине определяется двумя документами — постановлением Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27 апреля 1993 года № 301 и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58 (далее — Инструкция № 58).

Порядок ведения трудовых книжек на работников, работающих у частных предпринимателей, определен пунктом 2.21-1 Инструкции № 58.

Согласно статье 48 КЗоТ частные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на всех наемных работников, проработавших у них свыше пяти дней, за исключением совместителей.

Обратить внимание. Граждане, выполняющие работы (оказывающие услуги) предпринимателю по договорам гражданско-правового характера, не являются наемными работниками в пределах таких договоров, поэтому трудовой договор не заключается, трудовая книжка не заполняется.

Согласно пункту 8 Приказа № 260 предприниматель имеет право на основании записей о регистрации и снятии с регистрации трудового договора вносить соответствующие записи о приеме и увольнении с работы в трудовую книжку наемного работника. В свою очередь, ответственный работник центра занятости должен заверить личной подписью записи, внесенные физическим лицом в трудовую книжку работника, и засвидетельствовать их печатью (п. 9 Приказа № 260).

На практике это делается таким образом. При приеме на работу работника вносится запись: «Принят (указывается профессиональное название работы) по трудовому договору (указывается дата и номер договора), зарегистрированному в государственной службе занятости (отмечается полное название центра занятости)», при этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: «Трудовой договор (номер) зарегистрирован (дата)». При увольнении работника делается запись: «Уволен с работы (указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ)», при этом в графе 4 отмечается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «Трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)» (приложение 2).

Приложение 2

Внесенные предпринимателем в трудовую книжку записи подтверждаются подписью служебного лица центра занятости, зарегистрировавшего трудовой договор, и заверяются его печатью (письмо Госкомпредпринимательства от 20 сентября 2001 года № 3-422-246/5750).

Согласно пункту 2.21-1 Инструкции № 58 трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с оказанием услуг (повара, няни, водители и т. д.), хранятся непосредственно у работников.

Заполнение титульного листа трудовой книжки

Если наемный работник устраивается на работу впервые, кто вправе заполнять и заверять первую страницу (титульный лист) трудовой книжки? Ведь в пункте 2.12 Инструкции № 58 сказано, что титульный лист трудовой книжки (сведения о работнике) подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, а следовательно заверяется печатью предприятия (или печатью отдела кадров). Таким образом, выходит, что предприниматель, как физическое лицо (не юридическое), не имеет права заверять первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Так ли это?

Мнения государственных органов по этому поводу расходятся:

1. Министерство труда и социальной политики Украины (письмо от 23 марта 2006 года № ДЦ-12-1528/0/6-06) считает, что ни физические лица — работодатели, ни служебные лица государственной службы занятости не наделены правом заполнять титульный лист трудовой книжки работника. Их полномочия распространяются лишь на ведение трудовых книжек работников в пределах, обусловленных пунктом 2.21-1 Инструкции № 58, т. е. на заверение факта трудовых отношений между работником и физическим лицом — работодателем в соответствии с зарегистрированным в государственной службе занятости трудовым договором. Зато период трудовой деятельности работника у работодателя — частного предпринимателя будет подтверждаться письменным трудовым договором на основании пункта 3 Порядка подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 12 августа 1993 года № 637. А страховой стаж работника, который учитывается для назначения пенсии, можно также подтвердить данными персонифицированного учета Пенсионного фонда Украины.

Таким образом, если не ведется трудовая книжка, это не является нарушением норм трудового законодательства и, следовательно, частного предпринимателя — работодателя нельзя привлечь к административной ответственности, предусмотренной статьей 41 КУАП.

2. Мнение Госкомпредпринимательства (письмо от 30 марта 2006 года № 2421): частные предприниматели имеют право заводить трудовые книжки на наемных работников, трудоустраиваемых впервые, и заверять записи на титульном листе их трудовой книжки. А вот работники центра занятости этого делать не обязаны.

3. Мнение Министерства юстиции Украины (письмо от 24 марта 2006 года № 21-5-172): в пункте 2.12 Инструкции № 58 четко не предусмотрено, как именно заполняет трудовую книжку частный предприниматель — работодатель, принимающий на работу работника, трудоустраиваемого впервые. А потому пункт 2.12 Инструкции № 58 нуждается в пересмотре и по этому поводу предлагают Министерству социальной политики Украины внести в нее соответствующие изменения.

Между тем до сих пор в Инструкцию № 58 эти изменения не внесены и вопрос относительно заведения трудовой книжки частным предпринимателем — работодателем на работника, устраивающегося на работу впервые, остается открытым. Как же тогда на практике должен поступить предприниматель в таких случаях? Считаем, что в первую очередь стоит руководствоваться высшим нормативно-правовым актом, регламентирующим трудовое законодательство в Украине, — КЗоТ, из статьи 48 которого следует, что на работника, который в первый раз устраивается на работу, трудовую книжку оформляет собственник или уполномоченный им орган, т. е. работодатель, которым в этом случае является предприниматель. Ведь наличие записей в трудовой книжке свидетельствует не только о трудовом стаже работника, но и о его опыте, который имеет решающее значение в формировании работника как профессионала и обеспечивает ему значительные преимущества во время последующего трудоустройства, поскольку, как гласит статья 48 КЗоТ, именно трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Ведение трудовой книжки частного предпринимателя

Существует еще один интересный вопрос, касающийся ведения трудовых книжек частным предпринимателем: должен ли предприниматель заполнять трудовую книжку на самого себя?

Предприниматель не ведет на себя трудовую книжку, поскольку ее в качестве основного документа о трудовой деятельности работника должен заполнять работодатель, а предприниматель в пределах своей предпринимательской деятельности ни с кем не состоит в трудовых отношениях и не является наемным работником. Это утверждение Министерства труда и социальной политики Украины (письмо от 30 ноября 2005 года № 06-К54813/26; далее — Письмо № 06-К54813/26). Ведение трудовых книжек предусмотрено на работников, работающих на предприятиях, в учреждениях, организациях или у физических лиц (ст. 48 КЗоТ), а сотрудничество частного предпринимателя и заказчика его работ или услуг базируется на гражданско-правовых отношениях (привлекая или не привлекая для этого наемных работников). И это логично, ведь предприниматель осуществляет свою деятельность на основании свидетельства о государственной регистрации физического лица — предпринимателя, а не на основании трудового договора (письмо Госкомпредпринимательства от 29 марта 2002 года № 2-222/1832). В этом случае пенсионный стаж для предпринимателя будет засчитываться в силу оплаченных страховых взносов в Пенсионный фонд, даже если нет записи в трудовой книжке. Основанием для этого будет справка, выданная Пенсионным фондом Украины (письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 15 мая 2002 года № 06/2-4/133).

Вместе с тем ничто не препятствует частному предпринимателю заключать трудовой договор с другим работодателем и самому быть наемным лицом. При этом предприниматель может работать как у одного работодателя (это будет его основное место работы), так и в нескольких (совместительство). В этом случае его трудовые отношения с работодателями узаконят в трудовой книжке (если это будет его основное место работы, или без нее — если работа будет осуществляться по совместительству). Статус лица как частного предпринимателя никоим образом не будет влиять на круг его трудовых обязанностей на работе по найму (Письмо № 06-К54813/26).

Увольнение с работы наемного работника

Основания прекращения трудовых отношений, предусмотренные в статье 36 КЗоТ, распространяются также на работодателей — частных предпринимателей. Особенностью прекращения трудовых отношений с наемным работником, работающим у частного предпринимателя, является то, что это также необходимо регистрировать в центре занятости, причем в присутствии обеих сторон — как частного предпринимателя, так и наемного работника.

На основании пункта 6 Приказа № 260 по окончании срока трудового договора или при прекращении его действия досрочно предприниматель делает запись в трудовом договоре об основаниях его прекращения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ, о чем стороны лично уведомляют государственную службу занятости, зарегистрировавшую трудовой договор. Это подтверждает и Министерство труда и социальной политики Украины в письме от 1 октября 2009 года № 227/06/186-09.

В свою очередь, работник центра занятости должен снять трудовой договор с регистрации в течение трех дней, о чем делается отметка в книге регистрации трудовых договоров (п. 6 Постановления № 1168).

Расторжение трудового договора должно подтверждаться подписями сторон трудовых отношений во всех экземплярах трудового договора.

Согласно пункту 4 Постановления № 1168, чтобы расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке по инициативе предпринимателя-работодателя (в случаях, обусловленных КЗоТ), предприниматель в первую очередь обязан в письменном виде сообщить об этом наемному работнику и в определенные сроки провести предусмотренный законодательством расчет. В соответствии со статьей 116 КЗоТ расчет с работником нужно провести в день его увольнения. Если в этот день работник не работал, то тогда — не позже следующего дня после предъявления работником требования о расчете. О начисленных суммах, причитающихся работнику при увольнении, собственник или уполномоченный им орган должен в письменном виде сообщить работнику перед выплатой указанных сумм (часть первая ст. 116 КЗоТ). В данном случае предприниматель может снять трудовой договор с регистрации в центре занятости без присутствия наемного работника.

Согласно пункту 5 Постановления № 1168 государственная служба занятости снимает с регистрации трудовой договор в случае его расторжения по инициативе предпринимателя, если предприниматель представит следующие документы:

• экземпляр трудового договора;
• заявление о снятии трудового договора с регистрации с указанием даты увольнения с работы работника и оснований расторжения указанного договора;
• копии документов, подтверждающие:
• отправление работнику сообщения о намерении расторгнуть с ним трудовой договор (заказным письмом с уведомлением о вручении). Если вручить почтовое отправление невозможно, представляют копии подтверждающих документов;
• осуществление предусмотренного законодательством расчета с работником, или копию платежной ведомости с указанием суммы депонируемой заработной платы.

После того как поступят подлинные документы, государственная служба занятости в течение последующих трех рабочих дней снимает трудовой договор с регистрации, о чем делает соответствующую запись в книге регистрации трудовых договоров и уведомляет работника.

Если наемный работник не присутствовал при снятии трудового договора с регистрации, он вправе обратиться в центр занятости, служебное лицо которого в течение трех рабочих дней со дня такого обращения делает соответствующую отметку в выданном ему экземпляре трудового договора и удостоверяет в трудовой книжке запись об увольнении с работы, внесенную предпринимателем (п. 7 Постановления № 1168).

В любом случае наемный работник вправе в порядке, установленном законодательством, обжаловать решение предпринимателя относительно увольнения его с работы.

Заявления и приказы

Оформляясь на работу к частному предпринимателю (или увольняясь с работы), наемный работник может не писать заявление, как это предусмотрено для процедуры приема (увольнения) на работу на предприятии. Соответственно частному предпринимателю не целесообразно издавать приказ (распоряжение) о приеме на работу. Зарегистрированный в центре занятости трудовой договор между работником и предпринимателем является документом, фактически замещающим традиционные заявление и приказ о приеме (увольнении) на работу. Поэтому частные предприниматели не должны оформлять приказы о приеме и увольнении с работы работников. Однако, предоставляя отпуска работникам, предпринимателю стоит оформлять соответствующие приказы или распоряжения на основании заявления о предоставлении отпуска.

Кроме того, частные предприниматели также не должны вести книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, поскольку эти виды документов предусмотрены пунктом 7.1 Инструкции № 58 только для предприятий. Согласно пункту 1.1 Инструкции № 58 к предприятиям относятся «предприятия, учреждения и организации», а частные предприниматели являются отдельной категорией субъектов хозяйствования, поэтому пункт 7.1 Инструкции № 58 на них не распространяется.

Ведение личных дел работников предприниматель может осуществлять по собственному желанию. Например, с целью получения полной информации о наемных работниках (копии паспорта, справки о присвоении идентификационного номера, документов об образовании и подтверждающем праве на налоговую социальную льготу и т. д.). Это особенно целесообразно в условиях большой текучести кадров.

Табель учета использования рабочего времени

Табель учета использования рабочего времени (далее — табель) (форма № П-5), утвержденный приказом Государственного комитета статистики Украины «Об утверждении Типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 года № 489 (далее — Приказ № 489), предпринимателю рационально вести, особенно если работники работают по совместительству или в ненормированном режиме, ведь данный документ — основание для начисления работникам заработной платы, пособия в случае временной неработоспособности, заработной платы за время отпуска и других выплат. Между тем Приказ № 489 не устанавливает требований или методических рекомендаций относительно порядка заполнения табеля, более того, согласно пункту 2 примечания к табелю, данная форма имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости форму можно дополнить другими показателями, нужными для учета на предприятии. Поэтому предприниматель может ввести свои обозначения для его заполнения.

Также предприниматель должен вести документацию на заработную плату за время отпуска, определенную в Законе Украины «Об отпусках» от 15 ноября 1996 года № 504/96-ВР (например, график отпусков, заявление работников о предоставлении отпуска, приказе предпринимателя о сроках и продолжительности отпуска). Приказ о предоставлении работнику отпуска может оформляться по форме № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», утвержденной Приказом № 489.

Сроки хранения кадровых документов и их уничтожения

Сроки хранения первичных документов, документов налоговой отчетности и другой документации определены Перечнем типовых документов, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 года № 41 (далее — Перечень № 41). Перечень № 41 предназначен для использования всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими предприятиями любой формы собственности, а также физическими лицами — субъектами предпринимательской деятельности. Отдельный нормативный документ, который бы регулировал порядок работы с документами частных предпринимателей — физических лиц, пока не нормирован. Именно поэтому в письме от 27 февраля 2009 года № 1899 Государственный комитет Украины по вопросам регуляторной политики и предпринимательства советует частным предпринимателям руководствоваться нормами Перечня № 41, в соответствии с которыми срок хранения документов, используемых предпринимателем в своей хозяйственной деятельности, составляет соответственно 3, 5 и 75 лет (за период до 1 июля 2000 года) и в течение неопределенного срока в зависимости от вида документа.

Исчисление сроков хранения документов осуществляется от 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства. Однако, например, для всех видов договоров, соглашений, в частности трудовых договоров, отсчет срока хранения начинается с даты окончания срока действия договора при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства соответствующего периода или они хранятся до урегулирования вопросов в случае возникновения споров, производства следственных действий и судебных дел (ст. 345 Перечня № 41). Такие же условия предусмотрены для хранения первичных документов по учету рабочего времени (например, табелей учета использования рабочего времени), а именно: не менее 3 лет, если проверку осуществили налоговые органы, а в случае возникновения споров, производства следственных действий и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения. Это обусловлено статьей 315 Перечня № 41.

Если предприниматель ведет документацию в электронном виде, то согласно статье 13 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22 мая 2003 года № 851-IV срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

На основании подпункта 2.12 части II Перечня № 41 работодателю (в частности, предпринимателю) запрещено уничтожать первичные документы и документы налоговой отчетности до завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а также документы, если их можно приобщить при возникновении споров, производстве следственных действий и судебных дел. Подобные документы следует хранить сверх установленного срока до принятия окончательного решения соответствующих инстанций.

Предприниматели также могут руководствоваться нормами Перечня № 41 и при уничтожении документов, срок хранения которых истек.

Поскольку специальной формы акта об отборе документов, подлежащих уничтожению, законодательством не предусмотрено, составляется акт произвольной формы. Однако подобный акт должен согласовываться с соответствующим архивным учреждением.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»